Projeto Finalizado! Muito obrigado à todos que ajudaram esse projeto!

Quem somos

Somos alunos do curso de especialização em Gestão de Projetos de TI da Fundação Vanzolini/USP - TURMA 7. 

Disciplina de Simulação de Projetos ministrada pelo Prof. Dr. João Arantes (joaoarantes.com.br).

A proposta desse site é documentar e disponibilizar informações sobre o projeto que iremos planejar/executar. Saiba mais sobre o projeto ...

Integrantes:

• Anderson Balbo
• Fabrício Visibelli
• Helbert dos Santos
• Renata Barros
• Rodrigo Fernandes Diogo
• Thaís Nieto Ribeiro

Decisão Projeto

O projeto escolhido inicialmente era a arrecadação de fundos para compra de material escolar para o grupo SEI da ACCV: Projeto Material escolar -. O projeto visa a aquisição de materias escolares que serão utilizados nas aulas do SEI deste ano (segundo semestre) e no próximo - o SEI assiste hoje em média 300 crianças e jovens carentes semanalmente, sendo que, a estratégia inicial seria organizar um evento (workshops, palestrar e/ou mesa redonda) que, além do evento, daria aos participantes o livro “Consertos que estragam” doados pelo professor João Arantes.

Porém, após a primeira reunião com o cliente (no fatídico dia do vendaval de 07/06/2011), o mesmo sugeriu a troca de projeto visando a necessidade maior da entidade que, atualmente é a distribuição de cestas básicas mensais:

“A ACCV distribui mensalmente em média 300 cestas básicas para as famílias assistidas por nós. Estas cestas são montadas sempre através de doações seja de alimentos ou em dinheiro. As cestas são entregues para as famílias das crianças matriculadas no SEI e no LEME.“

Neste primeiro contato, também foi negociado o escopo do projeto e alguns itens importantes foram alterados e concordados entre ambas as partes. O principal é a quantidade de cestas que foi acertada em 200 uma vez que outro grupo também está empenhado em um projeto com o mesmo escopo e, também, foi definido que as cestas serão montadas (kits) pela ACCV, ou seja, não é de responsabilidade do projeto a entrega do kit fechado.

Semana 1

Escolha do projeto: Venda do livro - Os consertos que estragam / primeiras análises

Este projeto foi cancelado por problemas "técnicos" e, como alternativa foi sugerido o contato diretamente com o cliente (ACCV) para que nos indicassem suas prioridades. A escolha foi: arrecadar 200 cestas básicas para doação às famílias carentes, já cadastradas na ACCV e que dependem mensalmente desta doação.

Semana 2

• Escolha do novo projeto: Cestas Básicas. Inicialmente, foram solicitadas 300 cestas e, negociado para 200
• Primeiras análises e brainstorm de estratégias

Em contato com a ACCV, foi possível esclarecer as necessidades principais da instituição, porém, houve negociação de escopo devido à quantidade muito grande de cestas entregues mensalmente.
Durante esta mesma semana, realizamos um brainstorm para decidirmos quais estratégias seguiriamos e coletamos informações de alguns projetos que seguiram algumas estratégias. Confira aqui!

Semana 3

Definição da estratégia / início da documentação

Durante esta semana, foi decidido que a estratégina principal vai ser a campanha em mercado com algumas estratégias intercaladas que seriam estudadas caso a caso durante as semanas. Seriam elas: divulgação em rede social, campanha em prédios comerciais, eventos (beneficentes ou não) e, claro, divulgação entre amigos.

Semana 4

Planejamento e documentação do projeto: Escopo, Riscos, Cronograma.

Com a finalização da estratégia, foi possível documentar o projeto. Iniciamos também os contatos com o responsável pela criação do material de divulgação.

Veja o Escopo, Veja o Cronograma, Veja os Riscos.

Semana 5

• Criação de folder, banner e informativo da campanha
• Início dos contatos com mercados
• Divulgação entre amigos (informalmente)

Elaboração do material para divulgação com direito a muitas discussões! Ao mesmo tempo que iniciamos o contato com mercados e, informalmente, já divulgamos entre amigos.

Semana 6

• Divulgação formal em mercados e prédio comercial
• Entrada de novos integrantes ao grupo: Anderson e Renata

O retorno dos mercados foi lento e negativo mas, continuamos divulgando. Ao mesmo tempo que, com o banner pronto, foi possível lançar a campanha em prédios comerciais e, claro, continuava a divulgação entre amigos.

Retornos ao longo do projeto
- Carrefour: Já executa um projeto semelhante, tem contrato com a campanha alimentos para o nordeste.
- Sonda/Rede Pão-de-açúcar: Tivemos que conversar com a matriz mas, não conseguimos contato / retorno
- DIA: Não faz esse tipo de campanha
- AkkiAtacadista: se interessou pelo projeto, não conseguimos falar a tempo com o diretor da matriz.

Semana 7

• Divulgação em mercados
• Divulgação em prédio comercial

A campanha em prédio comercial durou 3 semanas e o retorno foi quase inexistente.
Continuava a divulgação em mercados.

Semana 8

• Divulgação em mercados
• Campanha entre amigos

A demora no retorno dos mercados nos fez acreditar que, depois das férias, conseguiriamos atingir nosso objetivo.
A divulgação entre amigos não parou durante todo o projeto!

Semana 9: Rede Social

Iniciamos a divulgação do nosso projeto na rede social FACEBOOK, veja:

Acompanhe aqui as pessoas/empresas que apoiam essa iniciativa:

Em paralelo, foi realizado um evento (de pequeno porte) para arrecadação de alimentos.

Semana 10

• Divulgação entre amigos
• Acompanhamento da campanha em rede social

Enquanto administravamos o retorno da rede social, continuavamos divulgando entre amigos.

Semana 11

Encerramento e entrega

Durante a última semana, acompanhamos e contabilizamos todas as doações, também renegociamos o valor das cestas, conseguimos a cesta básica por R$25 (somente se comprada pela ACCV).

Muito obrigada a todos que participaram!
O trabalho não foi fácil mas, conseguimos 165 sorrisos! =)

Resultados Projeto 200Sorrisos

Valor Arrecadado: R$4125
Quantidade de Cestas Arrecadadas: 165
Peso das Cestas Arrecadadas: 2TON e 646KG(cada cesta 16kg)

Lições Aprendidas

• Dificuldade por se tratar de um projeto de uma área que não é de conhecimento geral da equipe.
• Gratificação em estar ajudando pessoas que necessitam.
• Nem sempre o Benchmark (mais adequado) representa a realidade.
• Neste tipo de projeto é preciso estabelecer datas mais precisas para mudanças de estratégia e foco do esforço.
• Dependência externa (da equipe) para alcançar o objetivo.
• Dificuldade em como cobrar prazo em caso de doação.